Die 7 stärksten Vorbehalte gegen ein digitales Mahnwesen

Jeder von uns hat Vorbehalte, ob er will oder nicht. Sie machen das Leben strukturell einfacher, da wir so besser einsortieren können. Sie machen das Leben aber auch gleichzeitig komplizierter und verkürzen komplexe Sachverhalte unzulässig. Das gilt auch für das Thema “Digitales Forderungsmanagement”, eine erklärungsbedürftige Disziplin, die mit vielen Vorurteilen zu kämpfen hat. In unseren Gesprächen mit Interessenten und Kunden stoßen wir seit mittlerweile über zehn Jahren auf immer wieder die gleichen Einwände gegen ein digitalisiertes Mahnwesen. Diese Einwände muss man einerseits sehr ernst nehmen. Aber eben auch andererseits Antworten liefern, die beim Abbau dieser Vorbehalte helfen. Genau das haben wir in unserem neuen Blogbeitrag getan, in dem wir gute Argumente für die digitale Transformation des Mahnwesens liefern. Auf geht’s mit den 7 stärksten Vorbehalten – und unseren Antworten darauf!

Irrglaube 1: “Ich denke nicht, dass meine Kunden einen Zahlungslink nutzen werden!”

Wir denken: Doch! Die Nutzung von Mobiltelefonen hat in den letzten Jahren explosionsartig zugenommen. Allein in Deutschland besitzen laut Statista.de nicht weniger als 88 Prozent der Einwohner ein Smartphone. Laut einem Artikel auf Slicktext.com entsperren wir unsere Smartphones über 150-mal am Tag. Insofern ist es nicht verwunderlich, dass sich diese Entwicklung auch im Zahlungsverhalten der Deutschen bei Mail to Pay widerspiegelt: Von allen Zahlungen, die beispielsweise 2021 bei Mail to Pay getätigt wurden, wurden 75 Prozent mit einem Handy per Paylink bezahlt. Dieser Trend wird sich in den kommenden Jahren noch stärker fortsetzen, an unserem täglichen Begleiter Smartphone kommt keiner mehr vorbei. Schließlich erwarten Kunden heute mehr denn je, dass sie Prozesse digital schnell, medienbruchfrei und ohne großen Aufwand abwickeln können, man denke nur an den Umbruch im Bereich Private Banking. Deshalb gehören digitale Zahlungsprozesse auch im Mahnwesen heute selbstverständlich zum Repertoire eines zukunftsfesten Forderungsmanagements.

Irrglaube 2: “Ich habe nur postalische Adressen, deshalb benötige ich kein digitales Forderungsmanagement!”

Leider ist der aufwendigere postalische Weg in vielen Fällen heutzutage immer noch weit verbreitet in Deutschland – eine Flut an Papierkram hier, Formularberge per Post da, Kosten für Papier und Porto dort. Zahlreiche Unternehmen sind noch längst nicht digital aufgestellt, insbesondere wenn es um das Mahnwesen geht. Dabei greifen in Deutschland doch schon lange, wenn auch schleppend, Digitalisierungstrends um sich. Und mehr noch, auch Verbraucher fordern immer lautstärker digitale Optionen bei alltäglichen Prozessen. Um diese Forderungen der Kunden zu erfüllen, spielt für den Bereich (digitales) Mahnwesen das Thema Datenanreicherung eine zentrale Rolle.

Mit Mail to Pay sind Kunden für beide Welten – analog und digital – bestens aufgestellt. Denn: Unsere smarte Softwarelösung für das Mahnwesen bietet genau diese Option, Endkunden postalisch zu kontaktieren und sie dennoch digital, beispielsweise über einen QR-Code, bezahlen zu lassen. Bei diesem Schritt können dann auch zugleich digitale Daten abgefragt werden und so postalische Adressen in digitalen Daten überführt werden. Wie das genau geht? Schauen Sie sich hier die Erfolgsstory von Ymere an.

Irrglaube 3: “Für die Integration einer neuen Software muss ich intern besonders viel IT-Kapazität binden!”

Keine Frage: Die Integration einer neuen Software in eine bestehende IT-Systemarchitektur ist immer eine Herausforderung und bedarf sorgfältiger Planung. Genau hierbei müssen Sie aber nicht zwangsläufig auf interne Ressourcen zurückgreifen, sondern können auf unsere eigenen technischen Berater und Entwicklern für die Implementierung unserer Software setzen. Wir unterstützen unsere Kunden seit über zehn Jahren bei der Automatisierung des Mahnwesens und verfügen über exzellentes Know-How in der IT-Integration von SaaS-Lösungen. Jedes Projekt bringt zwar neue Herausforderungen mit sich, aber nahezu alle unserer neuen Kunden sind mit unserer Hilfe innerhalb von drei Monaten startklar.

Irrglaube 4: “Solange meine Kunden zahlen, sehe ich keinen Grund zu digitalisieren!”

Das Totschlagargument „Das haben wir schon immer so gemacht“ greift leider zu kurz. Denn um (international) konkurrenzfähig zu bleiben und veränderten Kundenerwartungen zu begegnen, ist es enorm wichtig auf Digitalisierung zu setzen. Die Branche des Mahnwesens muss sich mit dem Einsatz neuester Technologien beschäftigen und diese in das tägliche Doing integrieren. Sonst wird der “tech gap” irgendwann zu groß und uneinholbar und die jetzigen Vorteile der Digitalisierung gereichen dann zum Nachteil.

Denn durch die Integration von Automatisierungstechniken im Mahnwesen können zum einen Prozesse effizienter und einfacher abgebildet werden. Das spart Zeit und letztlich Geld. Zudem können durch die Optionen von digitaler Kundenkommunikation, barrierefreien Zahlungsoptionen und digitalen Payment-Systemen, Debitorenprozesse individuell bespielt werden. Dadurch nehmen Kreditmanager zukünftig eine andere Rolle ein: Sie setzen Handlungsempfehlungen mehr im Sinne des Mandanten um und das kommt beim Endkunden positiv an. So werden Forderungsmanager mehr und mehr zu Prozess- und Beziehungsmanagern. Durch stärker wertschöpfende Arbeit werden sie zu Allround-Spezialisten und liefern als selbstständig agierende Analysten mit Planungsverantwortung einen zentralen Beitrag zum Unternehmenserfolg. Die Frage, ob Unternehmen ihr Mahnwesen automatisieren sollten ist daher nicht relevant, sondern vielmehr wann sie es digitalisieren.

Irrglaube 5: “Ich sehe keinen zusätzlichen Nutzen in einem digitalen Mahnwesen!”

Das Zauberwort lautet hier Debitoren-Prozess-Automatisierung. Softwarehersteller, wie Mail to Pay, helfen mit ihrer Lösung dabei das Mahnwesen zu digitalisieren und Potentiale zu heben. So entstehen einfache und innovative Möglichkeiten das Forderungsmanagement digital zu transformieren. Mit der passenden Software für das automatisierte Debitorenmanagement können sich Unternehmen so zukunftsgerichtet aufstellen und von zahlreichen Vorteilen profitieren: Mit der starken Entlastung, die eine Automatisierung des Mahnwesens mit sich bringt, entstehen gleichzeitig im Kreditmanagement freiwerdende Ressourcen, die wiederum effektiver eingesetzt werden können. Für Betriebe ergeben sich durch schlanke und digitalisierte Prozesse erhebliche Effizienzgewinne, die den Aufwand der Schuldeneintreibung lohnenswerter machen. Man denke beispielsweise an individuelle Ratenzahlungsvereinbarungen, die digital schnell und ohne lange Abstimmungsschleifen mit dem Endkunden umgesetzt werden können. Die Softwarelösungen für das Mahnwesen von morgen steigern also die Effizienz und können zudem zusätzlich zu bestehenden Prozessen eingesetzt werden, ohne bereits im Unternehmen etablierte IT-Systeme zu ersetzen.

Irrglaube 6: “Ein Invest in eine neue Software kostet nur Geld und rentiert sich nicht!”

Klare Antwort: Nein! Denn mit der Software von Mail to Pay für das digitale Mahnwesen ist es möglich, dass ein Mitarbeiter über 100.000 Kunden gleichzeitig verwalten kann. Ein gewaltiger Effizienzvorteil gegenüber klassischen und analogen Prozessen des Debitorenmanagements. Zudem zahlen Kunden schneller und die Ausfallsquoten und -zeiten sind deutlich geringer.

Cor Möller, Leiter des Forderungsmanagements bei Nationale-Nederlanden, einer der größten Finanzdienstleister in den Niederlanden, fasst die Vorteile von Mail to Pay folgendermaßen zusammen: „Es hat sich gezeigt, dass der Mail-to-Pay-Prozess viel besser läuft als der unsere. Zahlungen kommen durchschnittlich sechs Tage schneller an. Und seit wir die Mail-to-Pay-Software einsetzen, ist die Anzahl der Kündigungen aufgrund von Prämienrückständen um 52 Prozent gesunken.“ Noch nicht überzeugt? Dann geht’s hier zur kompletten Erfolgsstory.

Irrglaube 7: “Digitale Lösungen zum Mahnwesen sind nicht sicher!”

Bei Mail to Pay begrenzen wir das Sicherheitsrisiko auf ein Minimum, das Thema Datenschutz wird bei uns mehrfach groß geschrieben. Die Zertifizierung durch die ISO 27001- sowie ISEA 3402-Norm belegen einerseits den extrem hohen Sicherheitsanspruch von Mail to Pay beim Thema IT-Sicherheit. Durch wiederkehrende Sicherheitstests, sichere Datenspeicherung in den Niederladen, jährliche Überprüfungen durch Sicherheits- und Datenschutz-Audits garantiert Mail to Pay andererseits ein äußerst hohes Niveau bei der Datensicherheit ihrer Kunden. Die Abwicklung der Daten ist natürlich entlang der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ausgerichtet. Und noch ein Benefit bringt Mail to Pay mit: eine nahtlose Integration zu ERP-Systemen über eine Standardschnittstelle, die für eine schnelle Implementierung des digitalen Debitorenmanagement-Systems in die eigene IT-Landschaft sorgt. Insgesamt bieten wir also ein rundum sicheres digitales Mahnwesen.

Welche Vorbehalte haben Sie oder sind Sie bereits überzeugt? Lassen Sie uns gerne weiter über die Digitalisierung des Mahnwesens austauschen. Wir freuen uns auf das Gespräch mit Ihnen.

Bildmaterial:

Foto 1: monstera 7114347 - Pexels.com

Foto 2: eigenes Bild Mail to Pay

Foto 3: alexas fotos 2277784 - Pexels.com

Foto 4: Logo Nationale Nederlanden - eigenes Bild