Datenanreicherung: Eine wichtige Lektion für das digitale Mahnwesen

Smarte Datenanreicherung: Ein Must-have für die Zukunft im digitalen Mahnwesen

Digitalisierung und Datenanreicherung gehen heutzutage Hand in Hand. Wer digitale Lösungen fordert und nutzen möchte, muss Daten preisgeben. Das schmeckt nicht jedem und wir alle kennen das mulmige Gefühl dabei, wenn wir persönliche Daten in den Äther schicken. Persönliche Informationen preiszugeben ist und bleibt ein heikles Thema für die meisten von uns, gerade auch im digitalen Raum. Andererseits: Trudelt das auszufüllende Formular auf analogem Wege bei uns ein, beschweren wir uns, wie das im Jahr 2022 noch sein kann. Leider ist der mit vielen Umständen verbundene, postalische Weg heutzutage aber keine Seltenheit in Deutschland – eine Flut an Papierkram hier, Formularberge per Post da. In den meisten deutschen Behörden, beim Finanzamt oder auch bei Banken, unter anderem im Rahmen von Kontoeröffnungen, werden noch stapelweise Formulare postalisch versendet. Auch Unternehmen sind in diesem Bereich bei weitem noch nicht digital aufgestellt, insbesondere wenn es um das Mahnwesen geht. Wie passt das zu all den Digitalisierungstrends, die auch in Deutschland immer sichtbarer werden? Und mehr noch: Wie geht beides zusammen – Sicherheit bei der Datenübermittlung bei gleichzeitigem Komfort und der Schnelligkeit digitaler Lösungen?

Mail to Pay liefert genau die passende Antwort auf die Frage für den Bereich Mahnwesen. Mit der smarten Lösung für das Forderungsmanagement sind deutsche Unternehmen beim Thema Datenanreicherung bestens aufgestellt, denn: Durch die digitale Softwarelösung wird die Hürde für Kunden, ihre Daten anzugeben, extrem minimiert. Mail to Pay schafft einfache Prozesse, durch die sensible Daten mit nur wenigen Klicks absolut sicher übermittelt werden können. Das wiederum befriedigt die Wünsche nach digitalen Prozessen und individuellen Ansprachen auf Kundenseite. Denn auch hier werden die Rufe immer lauter: So fordern Kunden beispielsweise im Bereich des Mahnwesens, neben der personalisierten Kontaktaufnahme, digitale Zahlungsprozesse wie z.B. Paylinks, individuelle Zahlungspläne oder abgestimmte Ratenzahlungen. Um diese Forderungen der Kunden zu stillen, ist die Datenanreicherung ein essenzielles Thema für den (digitalen) Mahnprozess. Denn nur mit persönlichen Informationen können Unternehmen ermitteln, über welchen Kanal, wann und wie ein Kunde am liebsten angesprochen werden will. Mit dem richtigen Partner, wie Mail to Pay, und einer passenden Software können genau diese Informationen ermittelt werden (siehe hierzu auch unsere Erfolgsstory der niederländischen Wohnungsbaugesellschaft Ymere).

Digitale Kommunikation könnte so einfach sein

Die Datenanreicherung und -übermittlungskanäle werden nicht nur für die Unternehmen selbst, die damit wichtige Informationen über ihre Kunden erfahren, immer zentraler. Auch aus Kundensicht ergeben sich daraus einige Vorteile. Neben der schnellen Eingabe in ein Web-Formular, das den Gang zu Post und damit Zeit spart, sinkt auch die Aversion insgesamt Daten preiszugeben. Durch die unkomplizierte Datenabgabe erlebt der Kunde den Prozess nicht als störend und zeitraubend, sondern als “schnell abgehakt” – für beide Seiten also ein Win-Win. Dass Kunden tatsächlich bereit sind, ihre Daten zu übermitteln, zeigt auch eine große Datenanreicherungskampagne des Bereichs Forderungsmanagements eines namhaften niederländischen Unternehmens: Fast 70% der Kunden gaben im Rahmen der Kampagne eine Handynummer oder E-Mail-Adresse an. Im Gegenzug erwarteten die Kunden nun eine sehr individuelle und digitale Ansprache. Mail to Pay hat mit seiner Software und durch smarte Tools dabei geholfen, diese Daten unter Berücksichtigung des Datenschutzes passend anzureichern, aufzubereiten und zu optimieren. So gut die Datenanreicherung bei unseren niederländischen Nachbarn bereits gelingt, so sehr haben wir in Deutschland noch Nachholbedarf.

Bitte nicht nachmachen: Wie Datenanreicherung nicht geht

Der Wechsel hin zu einer digitalen Kommunikation liest sich auf den ersten Blick einfach: Softwarelösung implementieren und mit dieser digitalen Lösung Daten, unter Berücksichtigung des Datenschutzes, einsammeln. Tatsächlich ist die Umsetzung auch auf den zweiten Blick mit Mail to Pay ein Kinderspiel. Für viele deutsche Unternehmen, Branchen oder Unternehmensbereiche, wie beispielsweise dem Mahnwesen, ist das jedoch keine Option – so auch für die Stadtwerke Verl. Mit einer Datenanreicherungskampagne verfolgten sie das Ziel, Kundendaten einzusammeln und zu aktualisieren, insbesondere E-Mail-Adressen, um darüber zukünftig vermehrt Rechnungen digital zustellen zu können und ihren Onlineservice weiter auszubauen. Lobenswert zu erwähnen ist hier, dass sich die Stadtwerke Verl dem Thema Digitalisierung und Datenanreicherung überhaupt annehmen. In der Umsetzung dazu hapert es allerdings noch stark, denn: Sie legen den Prozess zur Datenanreicherung weiter auf analogem Weg durch den Versand von Postkarten an. Kunden können darauf ihre persönlichen Daten eintragen und sie postalisch an die Stadtwerke zurückschicken. Warum das in mehrfacher Hinsicht keine smarte Lösung ist? Zum einen sind die Daten durch das Postkarten-Format und den Versand per Post öffentlich zugänglich. Zum anderen wird ein ganz wichtiges Thema vollkommen ignoriert: Der Datenschutz. Beim Abfragen von Daten muss immer eine Aufklärung und eine Zustimmung (oder Ablehnung) durch den Kunden ermöglicht werden. Außerdem entsteht durch das handschriftliche Ausfüllen eine hohe Fehlerquote, sowohl beim Schreiben auf Kundenseite als auch beim Lesen und Einpflegen der Daten auf Unternehmensseite. Die Daten sind nicht digital verfügbar und müssen zudem mit hohem Aufwand manuell in ein System übertragen werden. Ein weiterer Nachteil sind die Portokosten, die auf das Unternehmen zukommen. Außerdem trägt die unpersönliche Kundenansprache der Postkarte nicht unbedingt zur Kundenbindung und zum Vertrauensaufbau bei. Alles im allen also eine sehr ausbaufähige Umsetzung zur Datenanreicherung, die mit einer digitalen Lösung, wie der von Mail to Pay, wesentlich smarter von der Hand geht.

Bitte nachmachen: Wie Datenanreicherung richtig geht

Am Beispiel der Stadtwerke Verl können viele Unternehmen mit Blick auf das Thema Datenanreicherung im Mahnwesen eine Menge lernen. Grundsätzlich besteht natürlich die Möglichkeit eines Postversands in Form von Brief oder Postkarte. Da in vielen Unternehmen, im Gegensatz zu E-Mail-Adressen, Namen und Postanschriften der Kunden bekannt sind, können die meisten Unternehmen ihren gesamten Kundenstamm durch den Versand per Post einfach erreichen. Allerdings sollte nach dem Versand dieses Briefes keine Rücksendung mit öffentlich zugänglichen Daten gefordert werden. Dafür gibt es andere, viel smartere Lösungen, wie beispielsweise die Integration eines QR-Codes auf der Postkarte und ganz wichtig hierbei: über eine persönliche Ansprache. So kann direkt Vertrauen aufgebaut werden und Kunden sind eher bereit, Daten preiszugeben. Durch Scannen des QR-Codes können die persönlichen Daten dann direkt am Smartphone eingetragen werden. Diese digitale Lösung vereinfacht den Prozess um Längen und schafft automatisch ein höheres Maß an Sicherheit. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die digitale Lösung bietet eine einfache Möglichkeit, über den Datenschutz zu informieren und um die Zustimmung dazu einzuholen. Diese Art der Datenanreicherung lässt sich mit Softwarelösungen, wie der von Mail to Pay, ganz einfach umsetzen und in die bestehenden IT-Prozesse integrieren. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Ein großes Plus entsteht vor allem aus Kundensicht, die weniger Zeit (und Ärger) mit Datenabfragen verbringen müssen und zugleich – wie im Fall der Stadtwerke Verl – die Präferenzen für den zukünftigen Kanal zur Rechnungsstellung selbst setzen können. Weiter sind die persönlichen Daten der Kunden nicht mehr öffentlich zugänglich und direkt digital verfügbar. Ein händisches Einpflegen der Daten durch einen Mitarbeiter in ein System ist nicht mehr notwendig. Kurzum: Durch die smarte Lösung kann Datenanreicherung für alle beteiligten Parteien sehr clever und einfach gestaltet werden.

„Keep it smart and simple” mit einem Partner wie Mail to Pay

Datenanreicherung im digitalen Mahnwesen wird mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite, wie beispielsweise Mail to Pay, leicht gemacht – kein Ausfüllen und Absenden von Print-Formularen per Post, sondern ganz einfach auf digitalem Weg. Um das Verständnis der Datensammlung auf Kundenseite zu erhöhen und eben nicht, wie zu Beginn beschrieben, dieses mulmige Gefühl bei der Preisgabe von Daten entstehen zu lassen, ist die Software „smart & simple“. Das Eingeben von Daten muss für den Kunden so einfach wie möglich machbar sein, mit nur wenigen Klicks. Erst dann lässt sich das volle Potenzial der digitalen Forderungsmanagement-Lösung ausschöpfen – indem man es mit weiteren Themen verbindet, wie beispielsweise mit der Nachfrage zum präferierten Kanal der Rechnungsstellung. So kann letztlich mit einer intelligenten Datenanreicherung ermittelt werden, wann der Kunde über welche Plattform in welcher Form angesprochen werden möchte. Damit ist die Softwarelösung auch für die zukünftige digitale Kommunikation zu den Kunden eine hervorragende Hilfe, egal ob es um Paylinks, individuelle Zahlungspläne oder Ratenzahlungen geht.

Mail to Pay hat seine langjährigen Erfahrungen im Mahnwesen mit der Expertise in der digitalen Prozessautomatisierung vereint, um genau diese Zahlungsprozesse und individuellen Ansprachen im Forderungsmanagement mit einer digitalen Lösung zu optimieren. Daraus ist ein innovativer Partner mit smarten Softwarelösungen für das automatisierte Mahnwesen von morgen entstanden. Mail to Pay ist deshalb ein perfekter Begleiter für den Weg in die digitale Kommunikation und für die Entwicklung einer modernen Payment Journey.

Bildmaterial:

Foto 1: Michael Burrows 7129690 - Pexels.com

Foto 2: Mikael Blomkvist 6476587 - Pexels.com

Foto 3 & 4: Eigenes Bild