Voll automatisiertes Mahnwesen - Mit unserem Feature Flows

Unser digitales Zeitalter bringt viele Annehmlichkeiten mit sich, die das Leben in einigen Bereichen erleichtern: der Rasen wird automatisiert von Robotern gemäht, Fenster-Rollläden werden nach definierten Zeitprogrammen automatisch runter- und raufgefahren oder Getränke können auf Knopfdruck bestellt werden. Gleich ob man Freund oder Feind dieser Alltags-Digitalisierung ist, eines lässt sich nicht bestreiten – es spart Zeit, die man für andere Dinge zur Verfügung hat. Diese Tatsache greift umso wirkungsvoller um sich, wenn dahinter ineinandergreifende Automatisierungsprozesse stehen. Bleiben wir zunächst beim Rasenmähen: Durch den Mähroboter muss man selbst beim Rasen nicht mehr Hand anlegen, gleichzeitig dient der Rasenschnitt als Dünger und über eine automatisierte Beregnungsanlage fällt zudem das händische Wässern weg. Das Beispiel mag banal sein, faktisch aber verschafft es dem Hausbesitzer ein Zeitguthaben, das er anderweitig einsetzen kann. Smarten Automatisierungsprozessen begegnen wir aber nicht nur im Privatbereich, auch und vor allem im Business-Kontext spielen sie in Zeiten von Metaverse, Internet of Things und Web 3.0 und eine immer größer werdende Rolle – so auch im Mahnwesen. Denn es gilt mehr denn je: time is money und derjenige, der heutzutage Prozesse schneller und einfacher als die Konkurrenz abbilden kann, gewinnt. Genauso haben wir auch unsere Software für das automatisierte Mahnwesen von Morgen konzipiert. Eines der Features von Mail-to-Pay lautet Flows – und genau das schauen wir uns jetzt genauer an.

Was ist ein Flow?

Flows sind ganz einfach gesagt Automatisierungsprozesse für das Mahnwesen: Vom Versand der ersten Rechnung über deren Verlängerung bis hin zur Mahnung und automatischen Anwendung von Inkassogebühren greifen die Prozesse und Abläufe kanalübergreifend ineinander. Mit Flows von Mail to Pay lässt sich so der gesamte Debitorenprozess einfach automatisieren. Dabei unterscheiden wir bei unserem Software-Feature zwischen "One-Step-Flows" und Flows mit mehreren Prozessschritten. Ein Beispiel dazu: Im ersten Schritt übernehmen wir bei One-Step-Flows eine automatisierte E-Mail, SMS oder postalische Erinnerung zur offenen Rechnung. Designen wir mehrere Prozessschritte auf Basis von „wenn, dann“-Bedingungen kann ein Flow beispielsweise so aussehen: Es wird eine digitale Rechnung versendet und mit einer E-Mail erinnert, falls keine Zahlung erfolgt. Anschließend wird per Brief gemahnt und nach zehn Tagen erneut mit einer Erinnerungs-SMS Kontakt hergestellt. Bei weiterer Nichtzahlung kann beispielsweise über eine E-Mail-Erinnerung mit SMS-Unterstützung eine Erhöhung der Inkassokosten fixiert werden. Das alles passiert automatisiert durch unsere Software und ohne Zutun des Kreditmanagers. Wie auch immer ihr individueller Flow aussehen soll, mit unserem Flowdesigner erstellen sie mühelos verschiedene Flows für verschiedene Gruppen von Debitoren.

Was bringen mir Flows?

Die Vorteile des Features liegen auf der Hand: Durch die Optimierung der verschiedenen Debitorenprozesse wird auf der einen Seite der Cashflow durch weniger Forderungsausfälle und Kündigungen sowie eine schnellere Begleichung der Forderungen verbessert. Auf der anderen Seite steht natürlich der große Zeitvorteil, der mit der Digitalisierung des Mahnwesen einhergeht. Der hohe administrative Aufwand die Forderungen einzutreiben und mit jedem Kunden individuelle Vereinbarungen zu treffen, wird durch Flows an eine smarte Debitorenmanagement-Software, die darüber hinaus auch individuelle Ratenzahlungspläne selbstständig aufsetzen kann, übertragen. Dadurch erfahren Unternehmen eine deutliche Entlastung im Mahnwesen, sparen Zeit und können Ressourcen gewinnbringender nutzen. Durch die konsequente Nachverfolgung von ausstehenden Rechnungen über definierte Flows optimieren Unternehmen wiederum das Zahlungsverhalten. So kommen Unternehmen mit Mail to Pay schneller und sicherer an ihr Geld.

Noch mehr Flows und coole Sub-Features?

Unser Feature Flows bringt neben der Grundfunktion weitere nützliche Sub-Features mit, die helfen den digitalen Mahnprozess noch effizienter zu gestalten. Beispielsweis bieten wir über die Backup-Funktion automatisch einen zusätzlichen Kontaktkanal an: Wenn der Endkunde nach Zustellung der Rechnung per Email diese nicht liest, greift automatisch nach drei Tagen die Zustellung eines Briefs oder einer SMS. Über dieses Sub-Feature wird die Response-Rate extrem erhöht. Als weiteres Sub-Feature prüft Mail to Pay Emailadressen, denn es kommt nicht selten genug vor, dass sich beim Einpflegen von Kundendaten ins System Fehler einschleichen. Über das Kontrollfeature werden diese Fehler aufgedeckt und können korrigiert werden.

Auch die A/B-Prüfung ist als sehr nützliches Sub-Feature in Flows angelegt. So kann der Kunde unterschiedliche Flowvarianten, beispielsweise zwei Briefe mit unterschiedlicher Tonalität oder Brief versus E-Mail, testen und sich nach der Auswertung für die erfolgreichere Option entscheiden. Eine weitere gute Möglichkeit die Automatisierung des eigenen Mahnwesen zu individualisieren, bietet auch die Funktion der Nachrichtenverteilung: Wenn ein Unternehmen beispielsweise 1.000 Forderungen offen hat, kann es wählen in welchem Zeitraum bzw. welchem Rhythmus die Zahlungserinnerungen automatisiert versendet werden sollen – lieber über den ganzen Tag verteilt oder eher in der Zeitspanne, wenn das Kundenzentrum besetzt ist. Um auch in der Ansprache der Debitoren regionale Gegebenheiten zu berücksichtigen, bietet Mail to Pay als weiteres Sub-Feature die Option, Endkunden in unterschiedlichen Postleitzahlen-Gebieten jeweils anders anzusprechen. So können Schuldner individuell kontaktiert werden und gleichzeitig über das in Mail to Pay integrierte Machine Learning die Präferenzen für den erfolgversprechendsten Kanal zu Forderungsbegleichung unterwegs schnell angepasst werden.

Unser Flow-Feature kann also eine ganze Menge und hält noch mehr innovative Funktionen bereit. Wer Lust hat, Flows näher kennenzulernen, kann uns gerne ansprechen. Wir sind bereit ihr Mahnwesen voll zu automatisieren und in die digitale Zukunft zu führen.

Bildmaterial:

Foto 1: Business Process and Workflow Automation with Flowchart. Hand Ho - Monster Ztudio