Digitale Bezahllösungen - Mehr Vorteile für Mieter und Wohnungsunternehmen

In vielen Bereichen ist unser Leben bereits mit der digitalen Welt verschmolzen: angefangen beim robotisierten Hausstaubsauger über fahrerlose Taxen in Großstädten bis hin zum Einkauf von Lebensmitteln per App. Der Digitalisierungszug rollt unermüdlich durch unser Leben und transformiert immer mehr Lebensbereiche – im Metaverse lassen sich sogar bereits digitale Grundstücke oder Kleidungsstücke für Avatare kaufen.

Während diese digitale Parallelwelt sich noch in den Kinderschuhen befindet, sind digitale Prozesse wie bspw. das Bezahlen per Smartphone mittlerweile längst in unser Fleisch und Blut übergegangen. Diese Entwicklung hin zu mehr digitalen Angeboten und Services haben in den letzten Jahren auch Wohnungsbaugesellschaften und Hausverwaltungen erkannt und ihre Prozesse stärker digitalisiert. Aber: Auch dort gilt es, das große Potenzial erst noch zu heben. Denn schaut man sich die Workflows genauer an, stellt man schnell fest, dass intern immer noch viel analog läuft. So werden Rechnungen und Mahnungen immer noch zum Großteil postalisch versendet, Kundenlisten werden immer noch manuell in Tools wie Excel gepflegt und Kundendaten immer noch über lästige Papierformulare eingeholt. Das es besser geht und hier noch viel Luft nach oben ist, bestätigt auch Cindy Horn, Consultant bei Mail to Pay, mit Blick auf Zahlungsprozesse bei Wohnungsunternehmen und die darin liegenden Chancen: "Mieter fordern mittlerweile digitale Bezahlmöglichkeiten sowie weitere Services, wie beispielsweise die digitale Zustellung der Heiz- und Nebenkostenabrechnung, ein. Hinzu kommt, dass Kunden ihre Zahlungen individuell vornehmen möchten – Schnelligkeit und Individualisierung gewinnen also immer mehr an Bedeutung. Dazu ist die Digitalisierung das passende Vehikel, durch das maßgeschneiderte Lösungen angeboten werden können, die auf die persönliche Lebenssituation des Schuldners angepasst sind. Für Wohnungsunternehmen bedeutet die fortschreitende Digitalisierung wiederum im Umkehrschluss: effizienter Arbeiten und dadurch Zeit und Geld sparen.”

Digitalisierung der manuellen Arbeit im Mahnwesen

“Viele Wohnungsunternehmen verbringen immer noch viel Zeit mit Verwaltungstätigkeiten für den Versand verschiedener Korrespondenzen. Ein Großteil der Kundenkommunikation geht immer noch per Brief raus. Falls tatsächlich mal E-Mails verschickt werden, gibt es häufig kein Back-up. In der Konsequenz bedeutet das, das bei einer fehlerhaften E-Mail-Zustellung, eine manuelle Aktion zur Nachverfolgung per Postversandt erforderlich ist”, so Cindy. Solche Workflows sind allerdings nicht mehr zukunftsfähig, denn die Konkurrenz schläft nicht. Und so verwundert es auch kaum, dass einige Wohnungsunternehmen sich bereits auf den Weg gemacht haben, ihr Forderungsmanagement zu digitalisieren. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Automatisierung des Mahnwesens bringt einerseits viel Erleichterung und Entlastung mit sich, wodurch wiederum Ressourcen im Kreditmanagement frei werden und diese effektiver eingesetzt werden können. Andererseits können Workflows stark optimiert und dadurch Effizienzgewinnen gehoben werden.

Alles was es dazu braucht, ist eine professionelle Softwarelösung für das smarte Mahnwesen von morgen, beispielsweise Mail to Pay. Mit diesem Tool können Debitoren-Prozesse automatisiert werden, es bietet einfache und innovative Möglichkeiten das Forderungsmanagement digital zu transformieren. Am Beispiel für individuelle Ratenzahlungsvereinbarungen lässt sich das gut veranschaulichen: Ohne große telefonischen Rückkopplungsschleifen kann der Endkunde digital einen Ratenzahlungsplan erstellen und absegnen – ganz einfach und schnell am Smartphone. Und mehr noch: Die Zeit, die durch diesen automatisierten Prozess eingespart werden kann, ist an anderer Stelle im persönlichen Kontakt mit den Mietern viel wertvoller aufgehoben.

"Jedes Jahr unterstützen wir mehr als vierzig Wohnungsunternehmen bei der Abrechnung von Betriebs- und Heizkosten sowie Mieterhöhungsankündigungen. Das realisieren die Unternehmen mit Mail to Pay zum Großteil digital, so sparen sie enorm viel Zeit.“ freut sich Cindy. Und falls man doch nicht sofort voll auf die digitale Karte setzen möchte, ist man mit Mail to Pay auch dahingehend bestens ausgestattet, denn: Die smarte Softwarelösung für das Mahnwesen kann sowohl die digitale als auch die analoge Welt bedienen. So ist es beispielsweise möglich, Mieter postalisch zu kontaktieren, sie aber dennoch digital über einen QR-Code ihre Rechnung begleichen zu lassen. So greifen die Prozesse perfekt ineinander und Wohnungsunternehmen können sich mit Mail to Pay im Bereich des Forderungsmanagements zukunftsfähig aufstellen.

Zahlreiche Vorteile und Möglichkeiten für das Forderungsmanagement

„Viele Wohnungsunternehmen nutzen Mail to Pay hauptsächlich für den Versand einer E-Mail mit einem Zahlungslink. Aber unsere Lösung kann auch für viele weitere Prozesse eingesetzt werden, beispielsweise um Mieter über Renovierungs- und Bauarbeiten zu informieren oder für die Kommunikation und Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften“, erklärt Cindy. Diese zusätzlichen digitalen Angebote für den Kontakt mit Mietern führen im Allgemeinen zu einem positiveren Kundenerlebnis. Das resultiert im Speziellen aus der individuelleren Ansprachemöglichkeit: Mit der Software von Mail to Pay lassen sich Mieter auf dem von ihnen präferierten Kanal – Brief, SMS, E-Mail, Telefon, Chatbot – ansprechen und dort persönlich abholen. Auch lassen sich die unterschiedlichen Mahnstufen sowie der Eskalationsgrad individuell regeln. So sollte ein Mieter, der zum ersten Mal in Verzug geraten ist, natürlich anders behandelt werden als ein Mieter, der kontinuierlich zu spät zahlt. Weiter erhöht sich der auch Zahlungskomfort für den Mieter, zum Beispiel durch einfache und sichere Bezahlung über eine Banking-App oder einen QR-Code.

Insgesamt werden die genannten Optionen in den kommenden Jahren bei den Mietern immer beliebter werden. „Im Austausch mit unseren Kunden im Bereich Wohnungsmarkt hören wir immer wieder, dass Mieter zunehmend selbst bestimmen möchten, wie sie ihre Rechnungen zahlen oder wie sie Daten bereitstellen. Indem ein Unternehmen seine Dienstleistungen so weit wie möglich digital anbietet, kann es diesen Bedarf decken. Gleichzeitig entwickeln wir eng mit unseren Kunden weitere neue Lösungen für den Bedarf von Morgen und diese Features dann auch dem ganzen Sektor beim nächsten Update zur Verfügung ", so Cindy abschließend.

Bildmaterial:

Foto 1: Eigenes Bild Mail to Pay

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